（广西浙江商会第三届一次常务理事会部分修改，2014年7月20日通过）

一、根据《中华人民共和国档案法》，结合商会实际情况，特制订本制度。

二、本制度所称的档案，是指本商会在各项活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的，对会员经营具有查考使用价值的各种不同的形式和载体的文件材料。它是真实反映商会活动的工作发展的历史记录。

三、商会档案工作由秘书长主管，由办公室负责对商会档案实行统一管理，业务上受自治区民政厅民间组织管理局的指导、监督和检查。

四、归档范围：

1、上级机关发来的文件。

（1）上级机关颁发的属于本商会主管业务并要求执行的文件，以及非主管业务但需要贯彻执行的法律性文件；

　（2）上级机关对本商会请示报告的批复件；

（3）上级机关领导检查本商会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有保存价值的录音、录像等材料。

2、本商会活动中形成的文件材料。

　（1）本商会会议的每次会议纪要、决定、决议；

　（2）本商会印发的各种正式文件和签发文底稿；

　（3）本商会内部的请示报告与批复原件；

　（4）反映本商会业务活动的文件材料；

　（5）本商会与有关单位签订的各种合同、协议书及其附属资料

（6）本商会领导在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录和从外地、

外单位带回的与本商会有关的文件材料；

　（7）本商会及分会组织在工作活动中形成的文件材料；

　（8）内容重要的信访及处理情况材料；

　（9）本商会制订的工作条例、制度、岗位责任制等文件材料；

　（10）本商会各种产权凭证、资格、资信证件等重要文本；

　（11）本商会机构设置、人员编制、任免、调配、培训、专业技术职务评定

等文件材料；

　（12）本商会的历史 、大事记、年鉴和反映本商会重要活动事件简报、剪报，

有保存价值的图片、照片、录音、录像资料及其它有保存价值的材料。

五、归档时间：

　　1、年度文书档案的归档立卷工作于第二年六月底以前办理完毕；

　　2、本商会发出的文件（含签发文底稿）即时归档；

　　3、商会重要的产权、资信、资格证件自领取之日起十日内归档；

六、商会各职能部门对经办形成的档案的真实性、可靠性、完整性负责，及时做好收集、整理工作，并向商会档案资料室移交归档。

七、商会档案室对工程技术档案行使管理职权，负责检查、督促、指导本商会工程技术档案工作，对工程技术档案组织审查把关。按规定办理档案的正式移交。

八、档案的借阅:

　　1、会长、秘书长、办公室主任借阅档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。商会其他人员需借阅档案时，需经秘书长、办公室主任批准，并办理借阅手续。

　　2、借阅档案要履行借阅手续。限在档案室查阅，不能带出，必要带出时，应填写“调卷单”，经会长、秘书长核准、办公室主任批准后，方可调卷。特殊情况需由会长批准。借阅时间，一般档案最长不超过十天，密级档案最长不超过一周。

　　3、外单位查阅档案，应持有单位介绍信，并经秘书长批准后方可查阅，但不能将档案带离档案室。

　　4、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制，必须由会长及秘书长批准方可摘录和复制 。

九、档案的销毁：

　　1、档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽，每年清理两次，已到保存期限者，按照规定程序申报给予销毁。

　　2、任何组织或个人非经允许无权随意销毁商会档案材料。

　　3、若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经会长批准后方可销毁，一般内部档案，须经会长批准后方可销毁。

　　4、经批准销毁的商会档案，档案人员要编制销毁清单，由秘书长、副秘书长监督销毁。

　　5、保管期限届满的案卷中，部分经核定仍有保存价值的，应重新确定保管期限，并在目录表备注栏内注明。